Comment remplir le bordereau AGEFOS PME formation continue : guide complet pour les entreprises

La formation professionnelle représente un levier stratégique pour le développement des compétences au sein des petites et moyennes entreprises. Naviguer entre les obligations déclaratives, les contributions et les dispositifs disponibles peut sembler complexe, notamment lorsqu'il s'agit de remplir les différents bordereaux administratifs. Ce guide vous accompagne pas à pas pour comprendre et respecter vos engagements en matière de formation continue, tout en optimisant vos démarches administratives.

Comprendre vos obligations légales en matière de formation professionnelle

Chaque entreprise se trouve soumise à des obligations financières destinées à soutenir le développement des compétences de ses collaborateurs. Ces obligations varient selon la taille de votre structure et les montants que vous versez à vos salariés tout au long de l'année. Le système français repose sur un principe de mutualisation où les contributions des employeurs alimentent des dispositifs collectifs de formation.

Les contributions obligatoires selon votre effectif et masse salariale

Le calcul de vos contributions s'appuie principalement sur deux éléments : votre effectif annuel moyen et votre masse salariale. L'effectif annuel moyen se détermine au 31 décembre en calculant la moyenne des effectifs mensuels de l'année écoulée. Cette donnée constitue un premier critère pour déterminer le niveau de vos obligations. La masse salariale correspond quant à elle à l'ensemble des salaires bruts soumis aux cotisations de sécurité sociale versés durant l'année précédente. Cette assiette de calcul sert de base pour établir le montant des contributions à verser.

Les entreprises doivent s'acquitter de deux types de contributions distinctes. La première concerne directement la formation professionnelle et finance les actions de développement des compétences. La seconde contribution vise le financement du dialogue social et soutient les organisations syndicales et organisations professionnelles dans leurs missions de représentation. Le taux applicable varie en fonction de la taille de votre entreprise, les structures de moins de onze salariés bénéficiant généralement de taux différents de celles dépassant ce seuil.

Un élément important à considérer concerne la TVA applicable à ces versements. La contribution à la formation professionnelle est soumise à la TVA si votre entreprise y est elle-même assujettie, alors que la contribution au dialogue social en est exemptée. Cette distinction technique peut impacter le montant final de votre déclaration et mérite une attention particulière lors de vos calculs.

Le rôle d'AGEFOS PME comme organisme collecteur avant 2019

Avant la réforme de 2019, AGEFOS PME jouait un rôle central dans la collecte des contributions des entreprises. Cet organisme accompagnait les PME dans leurs démarches de financement de la formation professionnelle et gérait différents dispositifs comme le Plan de formation, le Congé Individuel de Formation ou encore le Plan Local Paritaire de Cesser. Les entreprises devaient transmettre leurs bordereaux de versement à cet organisme, situé notamment au 1 square de la Nouvelle France à Cholet, dont le numéro SIRET était le 301 761 987 00330.

Les contacts s'établissaient par téléphone au 02 41 49 14 40 ou par courriel à l'adresse plpc.courrier@agefos-pme.com. Le site internet dédié www.agefos-pme-plpc.com permettait aux entreprises de retrouver les informations nécessaires à leurs démarches. Ce système fonctionnait selon un calendrier précis où les entreprises devaient respecter des dates limites pour leurs déclarations et leurs versements, sous peine de pénalités.

Depuis la réforme de la formation professionnelle, le paysage institutionnel a évolué avec la création des Opérateurs de Compétences. AGEFOS PME a été intégré dans cette nouvelle organisation, notamment au sein d'Opco EP pour certaines branches professionnelles. Cette transformation a modifié les modalités de déclaration et de versement, mais les principes fondamentaux restent similaires, avec une dématérialisation accrue des procédures.

Remplir correctement votre bordereau de déclaration AGEFOS PME

La déclaration de vos contributions nécessite de rassembler plusieurs informations précises concernant votre entreprise et vos actions de formation. La qualité des données transmises conditionne la bonne gestion de votre dossier et évite les relances administratives qui peuvent s'avérer chronophages.

Les informations relatives à votre plan de formation et dispositifs CIF/PLPC

Votre plan de formation représente l'ensemble des actions que vous avez programmées ou réalisées pour développer les compétences de vos équipes. Le bordereau requiert une description de ces initiatives, accompagnée des montants investis. Vous devez distinguer les différentes catégories d'actions selon qu'elles relèvent de l'adaptation au poste, de l'évolution des emplois ou du développement des compétences.

Le Congé Individuel de Formation constituait un dispositif permettant à vos salariés de suivre des formations longues de leur propre initiative. Bien que ce dispositif ait évolué vers le Compte Personnel de Formation de transition professionnelle, certaines entreprises devaient encore mentionner leurs contributions historiques sur leurs bordereaux. Le Plan Local Paritaire de Cesser concernait des accords spécifiques à certaines branches professionnelles, nécessitant une ligne dédiée dans la déclaration.

Les contributions conventionnelles représentent des versements complémentaires définis par votre convention collective. Ces montants s'ajoutent aux contributions légales et varient considérablement selon votre secteur d'activité. Il convient de consulter votre branche professionnelle pour connaître les taux applicables et les inclure correctement dans votre bordereau. Pour la masse salariale 2025, ces contributions conventionnelles devront être déclarées et versées avant le 1er mars 2026 via le portail Contrib'.

Le calcul précis de vos cotisations et du versement de la taxe de formation

Le calcul débute par la consolidation de votre masse salariale annuelle. Vous devez additionner l'ensemble des rémunérations brutes versées à vos collaborateurs, en incluant les primes, gratifications et autres éléments soumis aux cotisations sociales. Cette somme constitue votre base de calcul sur laquelle s'appliquent les taux de contribution. Pour les entreprises comportant plusieurs établissements, il est impératif de cumuler les données de toutes les entités sous un même numéro Siret pour effectuer une déclaration unique.

Une fois votre assiette déterminée, vous appliquez les taux correspondants à votre effectif. Par exemple, une entreprise de moins de onze salariés appliquera un taux global inférieur à celui d'une structure employant cinquante personnes. Le résultat obtenu représente votre contribution brute à la formation professionnelle. À cette somme s'ajoute la contribution au financement du dialogue social, calculée selon un taux spécifique mais sur la même assiette.

N'oubliez pas d'ajouter la TVA sur la part formation si votre activité y est soumise. Le taux de TVA applicable est celui en vigueur pour les prestations de services. Cette opération augmente sensiblement le montant final à verser. Conservez une trace détaillée de vos calculs, car ces éléments pourront être demandés en cas de contrôle. Le paiement des contributions se fait en une seule fois avant la date limite fixée, généralement le 1er mars de l'année suivant l'exercice concerné.

Finaliser et transmettre votre déclaration dans les délais

Une fois votre bordereau complété, plusieurs étapes restent nécessaires pour sécuriser votre déclaration et vous assurer de sa bonne réception par l'organisme collecteur. La rigueur dans cette phase finale évite les complications ultérieures.

Les documents justificatifs à joindre à votre bordereau

Votre déclaration doit s'accompagner de pièces attestant la véracité des informations transmises. Le premier document essentiel reste votre déclaration annuelle des données sociales ou votre déclaration sociale nominative, qui récapitule l'ensemble des rémunérations versées et valide votre masse salariale. Ce document officiel constitue la référence en cas de vérification.

Si vous avez réalisé des actions de formation durant l'année, joignez les attestations de présence ou certificats de réalisation émis par les organismes de formation. Ces justificatifs prouvent l'effectivité de vos investissements en développement des compétences. Pour les entreprises ayant bénéficié de cofinancements, ajoutez les conventions signées avec les financeurs pour tracer l'ensemble des flux financiers.

En cas de situation particulière comme une cessation d'activité en 2026, vous devrez fournir les documents administratifs attestant de cette cessation. Dans ce contexte spécifique, vos contributions doivent être versées dans les quatre-vingt-dix jours suivant l'arrêt de l'activité, avec des justificatifs adaptés. Pour une fusion-absorption rétroactive au 1er janvier 2025, un seul versement sera nécessaire en cumulant les masses salariales et les effectifs des entités concernées, accompagné des documents légaux attestant de l'opération.

Les modalités de transmission et le calendrier de participation à respecter

La dématérialisation des procédures constitue désormais la norme. Les déclarations et paiements s'effectuent via le portail Contrib', dont l'ouverture est prévue pour le 15 janvier 2026. Pour vous connecter à cette plateforme, vous devez disposer d'un compte existant ou en créer un nouveau en utilisant votre numéro Siret et votre identifiant Opco EP. La création d'un compte Contrib' devient obligatoire pour les groupes d'entreprises souhaitant centraliser leurs démarches.

Si votre entreprise n'est pas encore référencée auprès d'Opco EP, une demande préalable doit être formulée directement via le portail avant de pouvoir effectuer votre déclaration. Cette étape préparatoire peut prendre plusieurs jours, il convient donc de l'anticiper suffisamment tôt. Pour les syndics de copropriété, deux options de déclaration sont proposées : une déclaration unitaire pour chaque copropriété gérée ou un dépôt groupé par fichier. En cas de changement de syndic, une notification par courrier électronique doit être envoyée aux services concernés.

Concernant le paiement, trois moyens sont acceptés. Le prélèvement SEPA reste la solution recommandée car elle sécurise le règlement et évite les oublis. Vous pouvez également opter pour le paiement par carte bancaire, possible à partir d'un euro, qui offre une confirmation immédiate de la transaction. Enfin, le virement bancaire demeure une alternative, bien qu'il nécessite une vigilance accrue sur les délais de traitement bancaire pour respecter l'échéance du 1er mars. Il n'est pas possible d'effectuer un versement volontaire en même temps que votre contribution conventionnelle, ces deux opérations doivent être dissociées.

Une fois votre déclaration transmise et votre paiement effectué, vous recevrez une confirmation électronique. Les attestations de versement peuvent être obtenues sur demande auprès du centre de contacts au 09 70 838 837. Conservez précieusement ces documents pendant au moins six ans, durée légale pendant laquelle un contrôle peut intervenir. En cas d'erreur constatée après l'envoi, contactez rapidement les services pour procéder aux corrections nécessaires avant la clôture définitive de la campagne déclarative.